Самые сложные действия у пилота самолета — взлет и посадка. Если проецировать это на проект, то получится, что самые сложные операции — запуск и завершение проекта (кто поспорит?). Но есть еще и мини-проекты внутри — организация встреч, как пример. Правильная подготовка и правильное завершение встречи делают ее эффективнее, тогда как продалбывание этих моментов могут сделать встречу пустой тратой времени.

План встречи (агенда)

План встречи, организация проектных встречАгенда – желаемый план встречи, список задач для обсуждения и решения. Отслеживание ситуаций, когда встреча отклоняется от своей цели – твоя задача, и агенда тебе в этом поможет. Отправляется агенда участникам встречи заранее. Может быть несколько параллельных планов встреч, с деталями требующимися определенным сегментам участников. Агенда для команды (с пометками о текущей ситуации), агенда для себя (с расширенным сценарием встречи).

Шаблон примерно такой:

  • Время встречи
  • Место встречи
  • Участники встречи
  • Основная тема встречи
  • Задачи встречи (что должны решить в процессе. Если задач слишком много – приориетизируем)

Формат притом особой разницы не играет. Придумай самостоятельно, главное чтобы информация считывалась и выполнялась задача определения расписания.

Время встречи – когда встреча должна произойти. Если встреча происходит в виде скайпкола, уточняем часовой пояс встречи. Например, 12:00 GMT+1. Когда я договариваюсь о встрече с иностранцами, пишу его время, наподобие “12:00 your time (GMT –5)”. У американцев еще есть понятие “восточное время” (EST) – восточное побережье.

Место встречи – физическое или скайп/zoom/teams. Можно сразу приложить ссылку на митинг, для полноты картины. Или адрес – не обязательно детализированный, если вы оба знаете что означает и где находится “офис нашей компании” или “офис компании клиента”.

Тема встречи – общее описание, зачем встреча нужна, самая крупная задача встречи. “Брифинг по проекту Х”, “передача проекта Х”, “перевод CRM на UCI” – все это темы встреч.

Задачи встречи в основном содержат части основной задачи, но не возбраняется какой-то процент дополнительных тем.

Агенду отправляют заранее – например, за сутки до встречи. Если встреча спонтанная, то можно накидать план встречи только для себя – какие задачи нужно обсудить с собеседником.

Отчет о встрече (Meeting report)

Отчет о встрече, управление проектамиПереговоры имеют своей целью принятие решений или выяснение требующейся информации. Соответственно, на выходе у нас должен быть соответствующий результат, который следует закрепить. Мозг не способен запомнить все сегменты, которые нужно выцепить из разговора на будущее – поэтому их нужно записывать.

  1. При живых встречах запись основных моментов встреч лучше вести на бумаге. Печатание в компьютере выглядит как отвлечение от самой встречи. Особенно, если тебе что-то говорят, а ты смотришь в монитор. При созвонах разницы нет
  2. Хорошая практика, при завершении встречи проговорить тезисы и задачи, которые ты записал для себя. Сразу же получишь дополнения и комментарии, если что-то упустил
  3. По завершении встречи перепечатываешь отчет в документ и отправляешь участникам встречи. Если встреча была с заказчиком – лучше отправлять по почте. При возникновении разногласий будет проще поднять договоренности
  4. Даты выполнения можно указать, но лучше не конкретизировать, или вообще не указывать. Если задачи выглядят как “на два дня”, там может оказаться айсберг на две недели. Лучше информировать в процессе о статусе выполнения
  5. Следующую встречу (особенно если она повторяющаяся) можно начинать с разбора предыдущего отчета – буквально минут пять, для напоминания

Вот несколько фишек, помогающих процессу

  1. Если пишешь на бумаге – придумай графическое обозначение (типа квадратной скобки или звездочки) для разных типов задач. Это могут быть задачи на исполнение, на анализ, на обсуждение, “чтобы не забыть” и задачи для себя – которые не включишь в общий отчет. Например, на презентации ты заметил то, что не заметил клиент – исправлять это нужно, но указывать на это не обязательно
  2. Заведи папку в гуглдрайве – сюда будешь складывать все отчеты. Формат названий отчетов: “дата — название компании — проект”. Например: “20200210 — Какойтобанк — Игра с котиками”. Дату начинай с года – так проще сортировать и искать. Отдельные папки для каждого проекта создавать не имеет смысла. Удобно создавать новый отчет о встречи для того же клиента, копируя предыдущий – только название не забывай менять
  3. Заведи шаблон отчета о встрече. В нем должно быть место для plain-text описания встречи, блоки для различных типов задач: идеи, “сделать”, “ждем от вас” и так далее. Когда будешь собирать отчет – раскидывай задачи из записи по конкретным спискам
  4. Когда оформляешь список “что сделать” (задачи на исполнение) – сразу формируй их в понятной форме. Плохой пример: “бэкграунд на главной”. Хороший пример: “подобрать цвет для бэкграунда главной, чтобы текст не сливался с фоном”. Это поможет при постановке задачи исполнителю – сэкономишь время на объяснении и вспоминании задачи при принятии результата

Отчет о встрече – не обязательная, но полезная для проекта и отношений часть. Бонусом получаем эффект информирования клиента. Нет ничего хуже, чем забрать задачи на встрече и пропасть на две недели в процесс их выполнения. Делаешь ты их или не делаешь – у заказчика сложится впечатление, что о нем забыли. Последствия могут быть самые неприятные. И нет, “запись экрана” в скайпе отчет не заменит.

Комментарии (Facebook)

Posted by Vitaly Salakhmir

Я — руководитель проектов. В управление проектами пришел в 2015 году, спустя год попыток сменить специализацию. На старте из обучающих материалов было несколько курсов, которые никакого толка не принесли и талмуд в виде пятого PMBoK. Почти все познания приобрелись собственным опытом. А так как большую часть времени работал в агентстве, то опыт накапливался просто гигантскими порциями — всего за карьеру у меня было больше пятидесяти проектов. Чтобы сократить путь твоего обучения, существует этот блог. Помогаю разруливать ситуации и разбираться в предмете лично (когда есть время и пока бесплатно) — пиши в телеграм.