Метод PRINCE2 Foundation – сертификация 2022

В середине марта добрался до сертификации по PRINCE2 ® Foundation и успешно ее прошел. Здесь – краткое ревью этого метода управления проектами и о процессе подготовки к экзамену.

PRINCE2

PRINCE2 – метод управления проектами, который по сути являет собой фреймворк. Регулирует именно уровень управления проектом, а набор регистров и процессов, будто бы, охватывать все, что только можно вообразить. На уровне разработки самого продукта отлично подключается и скрам, и ватерфол – принципы PRINCE2 соотносятся с обоими методологиями.

Метод PRINCE2 содержит три основополагающие части: принципы, темы и процессы + окружение проекта (environment). Каждая из частей вмещает по семь подразделов, а все вместе это заключено в окружение проекта. Части PRINCE2 очень плотно связаны между собой: темы поддерживают процессы, а принципы – это то, без чего проект не будет PRINCE2 проектом. Самое важное это, конечно, принципы и темы – их мы и рассмотрим.

Принципы PRINCE2

Принципы – это гайдлайны, которым должен следовать проект.

• • Постоянное бизнес-обоснование (Continued Business Justification)

Проект должен продолжать быть рентабельным и жизнеспособным. Проверка обоснования происходит на границах этапов (Stage Boundary)

• Обучение опытом (Learn from Experience)

Опыт, накопленный в компании, используется с момента возникновения идеи о проекте, до завершения проекта. Сюда же относится опыт специалистов, которых подключаем на проект. Вынесенный в процессе проекта опыт документируется.

• Определенные роли и ответственность (Defined Roles and Responsibilities)

Каждый должен знать, какую роль он выполняет и что от него требуется.

• Управление по этапам (Manage by Stages)

Проект делится на стадии, по результатам которых выносится решение о продолжении, или прекращении проекта. PRINCE2 не обязывает иметь готовый продукт по итогу этапа (как в скраме), но такая схема встроится без проблем.

• Управление по исключениям (Manage by Exception)

Самый интересный, по моему мнению, принцип. В организационной структуре проекта несколько уровней: от тим-лида, до уровня компании. Каждый уровень имеет Х допущения на ограничения проекта. Например, задача оценена в 10 часов, но тим-лид понимает, что на нее уйдет 12 часов. Он сообщает об этом на уровень выше – менеджеру проекта. У менеджера проекта область ответственности – решать ограничения до 15 часов, поэтому он сам выносит решение о том, что делать с проблемой (вплоть до согласия с 12-ю часами). И так далее: если цифра выходит за рамки ответственности – вопрос делегируется на уровень выше. И выше.

• Фокус на продукте (Focus on Products)

Большое значение PRINCE2 уделяет пониманию разрабатываемого продукта – тому, что мы делаем. Проект должен быть детально описан, а стейкхолдеры должны понимать, что получится в итоге. При этом, не исключается адаптивный подход.

• Адаптация к окружению проекта (Tailor to Suit the Project Environment)

Второй, после “управления по исключениям” особенный пункт принципов PRINCE2. Вы можете использовать принятые на корпоративном уровне форматы документов, называть роли как вам больше нравится – главное, чтобы соблюдались принципы и минимальные требования к темам PRINCE2.

У PRINCE2 есть собственный “проектный треугольник”, из шести показателей. В этом случае они важны еще потому, что на них опирается принцип “управление по исключением” – ограничения имеют допущения, назначаемые каждому уровню.

• Время (Time)
• Стоимость (Cost)
• Качество (Quality)
• Объем (Scope)
• Преимущества (Benefits)
• Риски (Risk)

Темы PRINCE2

Темы – это предметы, с которыми мы работаем в проекте и что контролируем. Нельзя сказать, что что-то из интегрированных элементов находится под чем-то, поэтому темы как бы обслуживают принципы, при этом не “подчиняются” им. Каждый проект, помимо соблюдения принципов, должен отвечать минимальным запросам к темам.

Тем тоже семь:

• Бизнес-кейс (Business Case)

Документ (документы), на которые опирается весь проект. Что делаем, что с этого получим. Бизнес-кейс может меняться и дополняться по ходу проекта, это “живой” документ.

• Изменения (Change)

Нужно затем, чтобы отслеживать и обрабатывать ситуации, когда в первоначальный план, по каким-то причинам, вносятся изменения.

• Организация (Organization)

Описывает, кто есть кто, кто что делает и за что отвечает.

• Планы (Plans)

С этим все понятно – “планы” регулируют планирование проекта.

• Прогресс (Progress)

С этим тоже вроде все понятно – что делать, чтобы понимать, что происходит. В соответствии с планом.

• Качество (Quality)

Эта тема нужна, для того, чтобы продукт проекта соответствовал ожиданиям будущих пользователей.

• Риски (Risk)

Отслеживание и взаимодействие с вероятными событиями, которые могут повлиять на результаты проекта. Риски могут быть как негативными, так и позитивными – учитываются оба варианта.

Содержание “тем” обширно, и в плоской статье их раскрыть вряд ли получится (даже пытаться не буду). Все темы, принципы и процессы PRINCE2 плотно связаны между собой, ничто из этого не изолировано, поэтому каждая из составляющих поддерживает остальные части.

Уровни менеджмента в PRINCE2

Далее перейдем к процессу, а для этого критически важно понимать, как устроена структура менеджмента. Уровней четыре:

• Корпорация (Corporate, Programme or Customer (CPC) – это уровень, который не участвует в управлении напрямую, но находится как бы на уровень выше проекта.
• Совет проекта (Project Board) – эдакий совет директоров в рамках временной организации под названием “проект”. Состоит из Executive (условно говоря, CEO проекта), Senior User (один/несколько человек, кто поможет разруливать требования к проекту), Senior Supplier (соответственно, поставщик/-и ресурсов). Подключаются к проекту по мере потребности.
• Менеджмент (Management) – уровень, на котором работает менеджер проектов, на ежедневной основе. На этом же уровне работает project support – роль, которую в небольших проектах может заменить сам менеджер проектов.
• Команда (Delivery). Здесь выделяют руководителей команд (тим-лидов по-нашему). Состав и назначение команд может быть любым – это делает метод универсальным.

В PRINCE2 есть куча вспомогательных ролей – типа администратора проекта, или User Assurance. На них сейчас останавливаться не будем, они плюс-минус опциональны – главное, чтобы соблюдалась структура, описанная выше.

Также PRINCE2 не описывает состав команды на уровне Delivery – ни ее количество, ни то, как она работает. Это делает методологию универсальной – то есть, готовой к употреблению за пределами этого вашего айти.

Процесс ведения проекта по PRINCE2®

Описание PRINCE2 не уложить в одной такой статье, поэтому все-таки рекомендую почитать вики или посмотреть курс Фрэнка Тёрли. Здесь расскажу в общих чертах.

Процесс хода проекта “классический”, интуитивно понятный, поэтому с ним сложностей возникнуть не должно. А с учетом навесов PRINCE2, процесс станет еще проще – можно воспринимать метод как фреймворк и идти по чеклисту. Давайте на простом примере.

Инициация проекта

Проектный мандат

В некотором отделе компании, скажем, в бухгалтерии появилась идея – сделать свой аналог 1С:Бухгалтерии. Первое, что должно произойти – бухгалтерия составляет запрос на проект, в PRINCE2 он называется проектным мандатом. Нет ни стандарта, ни требований – мандат может быть оформлен хоть электронным письмом. Мандат передается на уровень CPC – Corporate/Programme/Customer. Этот уровень находится за пределами самого проекта.

Проектный мандат – это идея проекта. Чтобы запустить проект, ее нужно провалидировать. Для этой цели CPC создают виртуальную организацию под названием “проект” и назначают в нее Executive (он будет CEO проекта, отвечать за проект с позиции бизнеса в целом) и Project Manager (скорее всего, это вы). Executive и прожект-менеджер – роли, которые не совмещаются, и не могут быть дублированы. То есть, в проекте не может быть двух ПМ.

Когда у нас есть мандат, executive (честно, не знаю как перевести на русский язык в этом случае) и прожект-менеджер, начинается этап Starting Up a Project. Мандата на самом деле может и не быть, если проект – это часть портфеля проектов.

Starting Up a Project

В самом низу подраздела – табличка за авторством Фрэнка Тёрли, может быть полезна для понимания что к чему. Starting Up – это еще далеко не начало проекта, это предпроектный этап. Цель этапа – провалидировать проект, оценить потребность в нем, и свернуть проект до начала затрат, если вдруг он на самом деле не нужен.

В рамках этого процесса нужно составить набросок бизнес-кейса. Сам бизнес-кейс – это один из основных документов в PRINCE2-проекте. Содержит главную информацию: зачем мы делаем проект, сколько это стоит, что мы с этого получим. На этом этапе нам, опять же, нужен только набросок – его составляет Executive, но может составить и ПМ, с последующим апрувом Executive. Владельцем документа и “последним словом” всегда будет Executive.

Все остальные дела ПМ совершает уже без помощи Executive/Project Board, используя мандат, уроки из предыдущих проектов (один из принципов PRINCE2) и смекалку. Вот что надо делать: 

1. Собрать бриф  проекта, который в свою очередь состоит из нескольких пунктов:

• Составить PPD (Project Product Description) – описание главного продукта проекта на несколько страниц
• Составить Project Management Structure – записать состав Project Board, Project Manager, Assurance, Change Authority. На двух крайних ролях подробно останавливаться не буду. Первый “подстраховывает” менеджера проектов, иногда даже проверяя его действия. А второй – это комитет, который принимает или отклоняет запросы на отклонение от первоначального плана (см. тему Change)
• Проектный подход 

1. План следующего этапа (инициации проекта). Да, план дальнейших действий теперь придется готовить для каждого этапа
2. Собрать эти документы и передать в Project Board – это еще называется “сделать запрос на перед в стадию инициации”. И это (разрешение на движение дальше) тоже придется делать после каждого этапа

После третьего пункта, проджект-борд (и Executive в частности) должен вынести решение о начале проекта. Основной вопрос, который задает этап “стартинг-ап” – можно ли считать проект стоящим и жизнеспособным? Если по итогам изучения имеющейся и получившейся документации, ответ будет “да” – то проект уйдет в работу. Если ответ “нет”, то проект свернется после этого этапа, не начавшись. А компания использует ресурсы в другом, более полезном проекте.

Initiating a Project

Второй этап – инициация проекта – тоже происходит до начала его разработки, а начинается после соответствующего разрешения от Project Board. Цель этого этапа – построить прочный фундамент последующего проекта. Описать, что и когда мы делаем (и что должны сделать). Для этого подготавливаются нужная документация, контролы и регистры.

Основной момент этапа инициации – сбор документов под общим названием PID (Project Initiation Documents). В них входит:

• Определение проекта и подходов
• Бизнес-кейс (создается Executive)
• Структура команды
• Контролы (описание частоты отчетов и количества этапов)
• План проекта

Еще настраиваются всякие документы типа дейли-лога (дневничок менеджера проектов) и регистра рисков.

С общим списком проектной документации (по всему методу) можно ознакомиться по ссылке.

Stage Boundary (после инициации)

Этот этап (скорее, процесс), название которого можно перевести как “граница этапа”, теперь будет с нами сейчас и в конце каждого из последующих этапов. В его рамках менеджер проекта передает в Project Board основную информацию о ходе проекта, о достигнутых за этап целях и запрашивает разрешение на продолжение проекта. Надо сказать, что в PRINCE2 “совет директоров проекта” включается в процесс только на этих границах, либо в особых случаях, называемых “исключения” – о них мы еще поговорим.

Основная цель Stage Boundary после этапа инициации – получить разрешение на начало производства продукта проекта. Для этого, менеджер проекта передает в Project Board документацию, собранную в виде PID (Project Initiation Documentation) и план первого этапа доставки продукта. После получения разрешения двигаться дальше – переходим к самому предмету проекта.

Product Delivery

На самом деле, такого процесса нет. Есть “производство продукта”, которое состоит из контроля стадии (Controlling a Stage, ведется менеджером проекта) и управления доставкой (Managing Product Delivery, ведется тим-лидом).

Цель Controlling a Stage – отдавать задачи в работу, контролировать их выполнение, решать вопросы и отчитываться руководству выше. Цель Managing Product Delivery – наводить мосты между тим-менеджером (тим-лидом) и менеджером проекта. Прожект отдает задачи (в PRINCE2 они еще называются Work Packages), тим-лид забирает их в работу, рулит процессом и сообщает, если что-то идет не по плану. И конечно, передает готовую работу обратно. По сути, это организация в организации – менеджеру проектов не обязательно следить за работой команды онлайн (но следит за ходом проекта в целом, в рамках Controlling a Stage). А чтобы до него доходила актуальная информация о статусе, тим-лид с заданной периодичностью пишет чекпоинт-репорты.

В небольших проектах, менеджер проекта может заменять тим-лида собой, и количество уровней управления становится на один меньше. В крупных проектах, команд на уровне Product delivery может быть неограниченное количество.

Managing a Stage Boundary

Связка из доставки-границы стадии – рекуррентный процесс, позволяющий соблюдать принцип PRINCE2 “управление по стадиям”. Стадий (этапов) может быть сколько угодно – и чем больше неизвестность, тем их должно быть больше. Цель – иметь понимание, в каком направлении мы движемся, остался ли проект актуален – нужно ли продолжать в него инвестировать.

Управление границей стадии происходит ближе к финалу каждого этапа. Менеджер проекта составляет статус по итогам этапа, обновляет бизнес-кейс (да-да, тот самый документ, на который весь проект и опирается, обновляют в конце каждого цикла – в финале это может быть совсем другой документ), обновляет план проекта, собирает план следующего этапа. Этим всем PRINCE2 похож на очень грубую версию Scrum, но здесь можно применять и “водопад”. При этом, менеджерские этапы не обязательно должны соответствовать этапам разработки.

Что происходит на границе стадии:

• Создаем план на следующий этап (в т.ч. с помощью специалистов и тим-лидов)
• Обновляем план проекта (общий Project Plan, который на весь проект) – что было сделано, что планируем делать в следующем этапе и сколько времени это займет
• Обновляем Бизнес-кейс. Как минимум, нужно задокументировать траты на предыдущий этап и оценку следующего этапа. Как вариант – цель проекта может быть изменена в процессе, и тогда бизнес-кейс в принципе нужно приводить в соответствие с целями
• Составляем отчет о завершении этапа (или Exception Plan – о нем сразу ниже)

Что делать, если дата завершения этапа вот-вот, а у нас ничего не готово? В этом случае, составляется не план следующего этапа, а план завершения текущего. Это называется Exception Plan. Очень похоже на “общий” принцип, по которому мы, даже если работаем не по PRINCE2, в случае если что-то идет не по плану, планируем, а затем стараемся придерживаться нового плана.

Финальной точкой этапа станет запрос в Project Board на продолжение проекта (или продолжение этапа, если случилось “исключение”).

Closing a Project

Когда мы прокрутили Колесо Сансары из доставки-завершения заданное количество раз, мы можем переходить к этапу закрытия проекта. Да, в рамках принципа “управление по стадиям” должно быть минимум два этапа: инициация и хотя бы один этап доставки. 

Главные задачи “закрытия”:

• передать проект пользователям (как правило, в лице Senior User)
• сделать ревью выполнения проекта
• убедиться, что проект передан на поддержку
• оценить бенифиты, которые уже были получены (PRINCE2 не обязывает работать по чистому ватерфоллу – что-то мы могли запустить в прод уже в процессе)
• собрать и передать вынесенные за время проекта уроки
• расформировать команду :(
• составить отчет для Project Board, получить разрешение на закрытие

Потом поздравьте себя и команду, скажите, какие вы все молодцы, и по возможности разбейте бутылку шампанского о нос спущенного на воду корабля.

Помимо варианта “успешно все сделали, отдаем проект, ожидаем бонусы” может быть тысяча причин, по которым проект остановится где-то в середине. Этого на самом деле не нужно бояться, и это не всегда происходит по причине провала самого проекта. Чаще из-за внешних обстоятельств: например, цели изменились, или случились некие внешние события, из-за которых проект больше не имеет смысла. В случае досрочного закрытия проекта сигнал об этом исходит от Project Board. В остальном – это будет такой же процесс Closing a Project.

Подготовка и сертификация PRINCE2

Как я готовился к экзамену PRINCE2

Вообще, я планировал сдавать CAPM от PMI, а за рекомендацию обратить внимание на PRINCE2 спасибо Дмитрию Ильенкову из PMClub. В пользу PRINCE2 сначала сыграл “бессрочный сертификат”, а потом я втянулся, и в целом думаю, стоило изучить метод даже если бы не планировал получать сертификат.

Подготовка заняла почти три месяца очень расслабленного изучения метода. Там и Новый год был, и некоторые значительные события в жизни – в ином случае, думаю и месяца было бы достаточно. Некоторые зубры идут сертифицироваться после трехдневных семинаров, поэтому и месяца может оказаться много.

Больше всего мне в подготовке помог сервис Management Plaza – сначала ознакомился с буклетом, а потом купил тренажер теста. Еще был платный тест на Udemy, который помог меньше. Тест от Фрэнка Тёрли практически идентичен “боевому”, поэтому никаких неожиданностей не возникло. А, до теста еще желательно немного погрузиться в саму методологию – тут я тоже горячо рекомендую курс от MPlaza – пока что лучшей подачи информации я в интернете не встречал (там есть бесплатная часть, можно убедиться).

Важно, что все буклеты, курсы и тесты на английском, собственно как и сам экзамен. Английский упрощенный, а при знании терминов вообще никаких проблем возникнуть не должно. Термины – это собственно то, что должно заставить вас отказаться изучать PRINCE2 на русском, иначе после будут проблемы с пониманием терминологии.

К экзамену я, на самом деле, был готов примерно через месяц после начала подготовки – отшлифовал понимание методологии, потому что знал, что когда получу сертификат – к учебе уже не вернусь. Так, собственно, и получилось. Проходной балл на PRINCE2 Foundation – 55% правильных ответов. Вопросов – 60, времени на ответы – 1 час (правда, не англоговорящим дают немного больше времени). Именно проходной балл расслабляет и может сделать процесс подготовки неэффективным. Вы можете действительно быть готовы сдать эти 55%, может даже не открывая курсов по PRINCE2, на чистой логике. Но пользы от такого сертификата будет немного – без приобретенных знаний. Я бы в принципе хотел, чтобы проходной балл был выше – при текущем раскладе сертификат воспринимается “дешевле”, чем он есть. 

Процесс экзамена

Ваучер на экзамен покупал через MPlaza, как раз перед февральским повышением цен. Доступ к экзамену можно купить сильно заранее – он действует 1 год, и может быть активирован в любой момент времени. Плюс, вы сами выбираете время экзамена.

Активация ваучера и сам экзамен проводит PeopleCert. Назначаем сами себе время экзамена, скачиваем программу ExamShield (по ссылке, которую выдадут после регистрации) и ждем час икс.

Подготовка стандартная: нужна комната, в которой больше никого не будет, никаких посторонних предметов на столе и постоянно включенная веб-камера. Камеры, кстати, достаточно встроенной в ноутбук. Перед самим экзаменом попросят показать окружение, плюс попросили развернуть стол так, чтобы было видно входную дверь. На той стороне, кажется, граждане Республики Индия. Да, их несколько – в начале экзамена был один проктор, а поздравлял с успешной сдачей уже другой. Плюс, после завершения теста минут десять я сидел без ответа, не понимая, что делать дальше. Можно полагать, что проктор не очень-то и следит за тем, как ты сдаешь экзамен. Тем не менее, думаю, он пишется на видео, поэтому лучше не подглядывать.

Интерфейс экзамена привычный, стандартная программа, как в университетах. Есть возможность возвращаться к предыдущим пунктам и отвечать на них заново. Английский язык в тесте упрощенный, проблем с пониманием не было. К слову, при записи на экзамен, можно купить ваучер на вторую попытку. Она обойдется дешевле, чем запись с нуля, но все равно чувствительно. По стандартному ваучеру у вас есть только одна попытка.

Важно: в марте 2022 PeopleCert объявил о приостановке сертифицирования пользователей из России, могут быть проблемы, связанные с этим. Программа ExamShield, помимо прочего (доступа к экрану и камере), получает доступ и к локации компьютера.

Что дальше?

PRINCE2 Foundation – это только часть всех сертификаций по PRINCE2. Следующей должна стать сертификация на уровень Practitioner. К слову, можно пропустить Foundation и сдавать сразу Practitioner – если уже есть, например, сертификат PMP. В отличии от Foundation, который действует пожизненно, этот сертификат действует всего 3 года – потом нужно либо продлевать, либо пересдавать.

Еще у PRINCE2 есть экзамены PRINCE2 Agile – про аджайл, соответственно. Там тоже есть уровни Foundation и Practitioner. Вот им я дальше и планирую заняться, скипнув PRINCE2 Practitioner. Подробнее про сертификации хорошо описано у Project Management Club.

Итого

PRINCE2 – отличный метод управления проектами, с которым точно стоит ознакомиться. Вряд ли с него получится начать тем, кто только приходит в профессию, но в случае, если вы здесь хотя бы несколько месяцев и уже поработали с боевыми задачами, метод неплохо наведет порядок в голове.

Скорее всего, кого-то интересует, как сертификат PRINCE2 влияет на внимание хедхантеров и зарплату. Во-первых, в наших краях это все-таки не очень известный метод. А во-вторых, о влиянии сертификатов на оклады можно будет говорить когда-нибудь в будущем – нынче у людей голова болит по иным поводам, и эффекта скорее всего пока не будет.

• Категория: Управление проектами
• Теги: 2022, PRINCE2, Менеджер проектов, Менеджмент, Методологии